○榛東村議会事務局文書管理規程
平成12年2月23日
議会訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書の受領、配布及び収受(第5条―第7条)
第3章 文書の作成(第8条―第15条)
第4章 文書の回議、決裁及び供覧(第16条―第23条)
第5章 文書の施行等(第24条―第27条)
第6章 文書の整理、保管及び保存(第28条―第34条)
第7章 文書の廃棄(第35条―第38条)
第8章 雑則(第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、榛東村議会事務局(以下「事務局」という。)における文書の収受、処理、保存その他文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書の管理原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、適切に管理し、事務が円滑かつ適正に行われるよう努めなければならない。
2 文書の保管、保存等の管理は、文書が住民の利用に供されるように、適切に行われなければならない。
(事務局長の職責)
第3条 事務局長は、常に議会事務局における文書の取扱状況を把握して、文書の進行管理に留意し、その所掌する事務が適切かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。
(文書主任等)
第4条 事務局に文書主任及び法規審査担当者を置く。
2 文書主任は、書記の職にある者を充てる。
3 法規審査担当者は、事務局長が事務局の職員のうちから指定する。
4 文書主任は、事務局における次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(3) 文書の整理、保管保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書ファイル基準表の作成に関すること。
(5) その他文書の取扱い(次項に規定する法規審査担当者の事務を除く。)に関すること。
5 法規審査担当者は、事務局における、第19条第1項各号に定める起案文書の審査を行うものとする。
第2章 文書の受領、配布及び収受
(受領)
第5条 郵便料金の未納又は不足の文書は、事務局長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払つて受領することができる。
(1) 文書(親展文書を除く。)の余白に文書収受印(別記様式第1号)を押印する。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状等は、文書収受印の押印を省略することができる。
(2) 照会等の文書で当該文書に基づいて通知、回答等を要するものその他文書主任が収受、処理経過等を記入する必要があると認めた文書は、文書件名票(別記様式第2号)に登記し、文書収受印の所定欄に登記番号を記入する。
(3) 親展文書は、封筒に文書収受印を押印する。
(事前閲覧)
第7条 前条の規定により収受した文書は、文書主任が主務者(当該文書に係る事務を担当する職員をいう。以下同じ。)に配布するものとする。ただし、親展文書は、名あて人に配布するものとする。
2 前項の規定により配布を受けた文書のうち、特に必要と認められる文書は、事務局長又は文書主任の閲覧に供し、その取扱い、処理等について必要な指示を受けるものとする。
第3章 文書の作成
(文書決裁)
第8条 決裁権者の決裁(榛東村議会議長(以下「議長」という。)又は専決権限を有する者が、議会の権限に属する事案について最終的に意思決定を行うことをいう。)は、起案文書(主務者が事務処理の案として作成する文書をいう。以下同じ。)によるものとする。
(起案)
第9条 起案は、回議用紙(別記様式第3号)を用いて行うものとする。
(書式)
第10条 文書の書式は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、縦書きとする。
(1) 法令の規定等により縦書きと定められているもの
(2) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞及び弔辞の類
(3) その他事務局長が縦書きを必要と認めたもの
(文書作成の原則)
第11条 文書は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ簡明な表現を用いて作成しなければならない。
(記号及び番号)
第12条 施行する文書には、次の各号に掲げるところにより議会名及び番号を付さなければならない。
(1) 規則、告示及び訓令については、議会名及び第2項に規定する令達番号を付すること。
文書記号 | 榛議 |
2 規則、告示及び訓令については令達簿(別記様式第4号)を備えて、令達番号を定め、公布又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。この場合において、令達番号は、毎年1月1日に起こし、12月31日をもつて終わるものとする。
(施行者名等)
第13条 施行文案の施行者名は、当該文書の性質及び内容により、議長又は事務局長の職名若しくは議会の名称を用いるものとする。
2 前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあつては、その氏名を併せて用いるものとする。
3 前2項の規定による施行者名のほか、施行文案には、受信者の便宜に資するため、必要に応じて電話番号等を記載するものとする。
(公文書の形式等)
第14条 この訓令に定めるもののほか、規則、告示、公告、訓令その他公文書の形式等については、榛東村公文例規程(平成11年榛東村訓令第6号)の例による。
(起案に関する参考資料)
第15条 起案に当たつては、処分案等本文、起案理由等を記載するほか、次の各号に掲げる事項又は参考資料を記載し、又は添付するものとする。
(1) 法令その他参考となる事項
(2) その他決裁等の判断に参考となる事項及び資料
第4章 文書の回議、決裁及び供覧
(回議及び合議)
第16条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者に順次回議するものとする。
2 起案文書が村長等村の他の行政機関(以下「他の部局」という。)の事務に関係を有するときは、当該他の部局に合議しなければならない。ただし、他の部局と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。
(重要な起案文書等の取扱い)
第17条 重要で即決を要する起案文書又は特別な理由がある起案文書は、書記長又は主務者等が自ら携帯して、その要旨を説明し、回議又は合議をするものとする。
2 前項の起案文書には、その上部に「重要即決」又は「特別理由」と表示した票をはり、これに事務局長が認印を押さなければならない。ただし、事務局長が自ら携帯する場合は、この限りでない。
3 秘密を要する起案文書は、封筒に入れて、事務局長又は主務者等が自ら携帯して、回議又は合議をするものとする。
(文書主任の文書審査)
第18条 起案文書は、文書主任の審査を受けるものとする。
(法規審査)
第19条 次の各号に掲げる起案文書は、別に定める法規審査を受けなければならない。
(1) 規則に係るもの
(2) 規程形式の告示及び訓令に係るもの
(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの
(4) 行政事件訴訟、民事訴訟、不服申立て等に係るもので重要なもの
2 前項に規定する法規審査は、事務局長に回議した後、総務課(榛東村課設置条例(昭和49年榛東村条例第15号)第1条の規定により設置される総務課をいう。第27条第1項において同じ。)に合議して受けるものとする。
3 前項の場合において、他の部局に合議を要する起案文書にあつては、当該他の部局に合議した後に受けなければならない。
(回議及び合議の方法)
第20条 起案文書の回議又は合議を受けた職員は、当該起案文書の所定欄に認印を押印するものとする。
2 起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押印し、又はサインするものとする。
3 主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があつたとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となつたときは、合議をした他の部局に対して、その旨を通知し、又は再度合議をしなければならない。
(決裁年月日)
第21条 回議又は合議を経た決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)は、文書主任が決裁日を当該決裁文書の所定欄に記入するものとする。この場合において、決裁責任者の決裁後合議を必要とするものにあつては、当該合議終了の年月日を決裁日とする。
(供覧)
第23条 主務者が起案以外に事務に関して作成した文書で、当該文書に係る事務に関係のある者の閲覧に供すること(以下「供覧」という。)によつて完結するものは、供覧用紙(別記様式第5号)により供覧するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、起案による処理を必要とする文書にあつても、当該起案に着手する前に、あらかじめ関係者に供覧用紙により供覧をすることができる。
第5章 文書の施行等
(文書日付)
第24条 決裁文書に基づいて施行する文書(以下「施行文書」という。)の日付は、発送その他の送付行為を行う年月日を用いるものとする。
(文書件名票への登記)
第25条 第6条第2号の規定により登記して収受した文書に基づく施行文書は、当該収受した文書に係る文書件名票に登記しなければならない。
2 前項に規定する施行文書以外の施行文書で文書主任が施行、処理経過等を記入する必要があると認めるものは、文書件名票に登記しなければならない。
(公印の押印)
第26条 施行文書は、榛東村議会公印に関する規程(平成12年榛東村議会訓令第3号)に規定するところにより公印を押印しなければならない。ただし、事務局長が施行文書の性質、内容等により公印の押印を要しないと認めたもについては、この限りでない。
(発送)
第27条 施行文書の発送は、郵送、ファクシミリ、電子メール又は使送により行うものとする。ただし、村長事務部局において文書発送箱が設置してある行政機関等に発送することによつてあて先人に到達する施行文書は、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要する施行文書を除き、封筒に入れないで、又は包装しないで総務課に依頼するものとする。
2 議会は、施行文書を発送したときは、決裁文書に発送の年月日を記入し、発送取扱者の認印を押印しなければならない。
3 ファクシミリ又は電子メールによる発送は、あて先人からの求めがあつた場合又は緊急性を有する場合等議長又は事務局長がその必要を認めた場合に限り行うことができるものとする。
4 使送による発送は、事務局の職員又は施行文書をあて先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。
第6章 文書の整理、保管及び保存
(整理等の基準)
第28条 事務局長は、文書を適正に整理し、保管し、及び保存するために、別に定めるところにより文書ファイル基準表(別記様式第6号)を作成しなければならない。
2 文書ファイル基準表は、毎会計年度当初に作成しなければならない。
3 事務局長は、文書が文書ファイル基準表のとおり適正に管理されているかを常に把握しておかなければならない。
(整理)
第29条 文書は、未完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えないものをいう。以下同じ。)及び完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えたものをいう。以下同じ。)に区分し、整理するものとする。
2 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに区分し、整理するものとする。
(編冊等)
第30条 未完結文書は、主務者ごとにホルダー(事務局長が定める文書収納ファイルをいう。以下同じ。)に収納しなければならない。
2 完結文書は、次の各号に掲げるところにより編冊しなければならない。
(1) 編冊は、会計年度又は暦年ごとに、文書ファイル基準表に定めるファイル基準に基づいて行うこと。
(2) 前号の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるとき等2以上の会計年度又は歴年にわたつて編冊する必要のあるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたつて編冊することができる。この場合において、簿冊の帰属する会計年度又は暦年は、当該簿冊中に編冊する完結文書のうち、最も新しいものの属する会計年度又は暦年とする。
(3) 前2号の場合において、完結文書が帰属する会計年度又は暦年は、当該完結文書の完結年月日によること。ただし、完結年月日が4月1日から5月31日までの間における前会計年度の出納経理に係る完結文書にあつては、前会計年度に帰属する。
(6) 完結文書の様式、態様等により前2号の規定により編冊することが適当でないものにあつては、事務局長は、当該完結文書に適する編冊方法につき案を示して議長に協議すること。
3 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年の完結文書は、編冊しないでファイル基準表ごとに定めるホルダーに収納することができる。
3 前項の規定にかかわらず、常時使用する必要のある簿冊は、事務局において引き続き保存することができる。
(保存期間)
第33条 完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。
2 前項に規定する保存期間は、事務局長が、榛東村文書管理規程(平成11年榛東村訓令第14号)別表第2の例により文書ファイル基準表のファイル基準ごとに定めるものとする。
第7章 文書の廃棄
(廃棄)
第35条 保存文書で保存期間が満了したものは、廃棄するものとする。
2 前項に規定する廃棄は、事務局長が決定するものとする。この場合において、事務局長は、当該保存文書(保存期間が1年の保存文書を除く。)に係る保存文書目録に、廃棄に係る所要事項を記入しなければならない。
3 前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、焼却、溶解、裁断等事務局長が適当と認める方法で廃棄するものとする。
4 廃棄する文書のうち、事務局長が歴史的資料価値を有するに至ると認めたものは、榛東村教育委員会又は群馬県立文書館長と協議の上、歴史的資料として榛東村教育委員会又は群馬県立文書館に提供することができる。
(保存期間満了前の廃棄)
第36条 事務局長は、保存期間が満了する前の保存文書で当該保存期間の2分の1(保存期間が永年の保存文書にあつては、10年)を経過したものについて、廃棄を適当と認めるものがあるときは、これを廃棄することができる。
(随時廃棄)
第37条 事務局長は、保存する必要のない完結文書については随時廃棄することができる。
2 前項の規定による廃棄は、事務局長が適当と認める方法で行うものとする。
(保存期間の延長)
第38条 事務局長は、第35条の規定にかかわらず、保存期間が満了した保存文書で引き続いて保存の必要があるものについて、保存期間を1年を単位として必要と認める期間延長することができる。
2 事務局長は、前項の規定により保存文書の保存期間を延長しようとするときは、当該保存文書の表紙に、延長に係る所要事項を記載しておくものとする。
第8章 雑則
(委任)
第39条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、事務局長が定める。
附 則
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
