○榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則

平成13年9月18日

規則第20号

(趣旨)

第1条 この規則は、榛東村行政文書の公開に関する条例(平成13年榛東村条例第7号。以下「条例」という。)第26条の規定に基づき、条例に定めるもののほか、行政文書の公開等に関し必要な事項を定めるものとする。

(条例第3条第1項第2号の歴史的な資料等の範囲)

第2条 条例第3条第1項第2号の歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料は、次に掲げる方法により管理されているものとする。

(1) 当該資料が専用の場所において適切に保存されていること。

(2) 当該資料の目録が作成され、かつ、当該目録が一般の閲覧に供されていること。

(3) 次に掲げるものを除き、一般の利用の制限が行われていないこと。

 当該資料に条例第7条第2号又は第3号に掲げる情報が記録されていると認められる場合において、当該資料(当該情報が記録されている部分に限る。)の一般の利用を制限すること。

 当該資料の全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に個人又は条例第7条第3号に規定する法人等から寄贈又は寄託を受けている場合において、当該期間が経過するまでの間、当該資料の全部又は一部の一般の利用を制限すること。

 当該資料の原本を利用させることにより当該原本の破損若しくはその汚損を生じるおそれがある場合又は村長において当該資料の原本の一般の利用の方法又は期間を制限すること。

(4) 当該資料の利用の方法及び期間に関する定めが設けられ、かつ、当該定めが一般の閲覧に供されていること。

2 前項に規定する資料は、他の実施機関から移管を受けて管理しようとするものである場合には、当該他の実施機関において、保存期間が満了しているものでなければならない。

(開示請求書)

第3条 条例第6条第1項の開示請求書は、別記様式第1号によるものとする。

2 開示請求書には、開示請求に係る行政文書について次に掲げる事項を記載することができる。

(1) 求める開示の実施の方法

(2) 事務所における開示(次号に規定する方法以外の方法による行政文書の開示をいう。以下第5条第1項第3号及び第2項第1号並びに第16条第1項第3号において同じ。)の実施を求める場合にあつては、当該事務所における開示の実施を希望する日

(3) 写しの送付の方法による行政文書の開示の実施を求める場合にあつては、その旨

(費用負担)

第4条 写しの送付の方法による行政文書の開示の実施を受ける場合の当該写しの送付に要する費用は、請求者の負担とする。

2 条例第18条第2項第2号に掲げる手数料及び前項に規定する費用は、前納とする。ただし、村長がやむを得ない理由があると認めたときは、この限りでない。

(条例第11条第1項の規則で定める事項)

第5条 条例第11条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1) 開示決定に係る行政文書について求めることができる開示の実施の方法

(2) 前号の開示の実施の方法ごとの開示の実施に係る手数料(以下「開示実施手数料」という。)の額(条例第18条第4項の規定により開示実施手数料を減額し、又は免除すべき開示の実施の方法については、その旨を含む。)

(3) 事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示を希望する場合には条例第16条第2項の規定による申出をする際に当該事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨

(4) 写しの送付の方法による行政文書の開示を実施する場合における準備に要する日数及び郵送料の額

2 開示請求書に規則第3条第2項各号に掲げる事項が記載されている場合における条例第11条第1項の規則で定める事項は、前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める事項とする。

(1) 規則第3条第2項第1号の方法による行政文書の開示を実施することができる場合(事務所における開示については、同項第2号の日に実施することができる場合に限る。) その旨並びに前項第1号第3号及び第4号に掲げる事項(規則第3条第2項第1号の方法に係るものを除く。)並びに同項第2号に掲げる事項

(2) 前号に掲げる場合以外の場合 その旨及び前項各号に掲げる事項

(開示決定通知書)

第6条 条例第11条第1項に規定する書面は、開示決定通知書(別記様式第2号)又は部分開示決定通知書(別記様式第3号)とする。

(非開示決定通知書)

第7条 条例第11条第2項に規定する書面は、非開示決定通知書(別記様式第4号)とする。

(開示決定期間延長通知書)

第8条 条例第12条第2項に規定する書面は、開示決定等期間延長通知書(別記様式第5号)とする。

(開示決定期間特例適用通知書)

第9条 条例第13条に規定する書面は、開示決定等期間特例適用通知書(別記様式第6号)とする。

(事案移送通知書)

第10条 条例第14条第1項に規定する書面は、事案移送通知書(別記様式第7号)とする。

(条例第15条第1項の規則で定める事項)

第11条 条例第15条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1) 開示請求の年月日

(2) 開示請求に係る行政文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容

(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

(条例第15条第2項の規則で定める事項)

第12条 条例第15条第2項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1) 開示請求の年月日

(2) 条例第15条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由

(3) 開示請求に係る行政文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容

(4) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

(第三者への通知)

第13条 条例第15条第1項及び第2項の規定による第三者に対する通知は、別記様式第8号によるものとする。

2 条例第15条第1項及び第2項に規定する書面は、別記様式第9号によるものとする。

3 条例第15条第3項に規定する書面は、別記様式第10号によるものとする。

(行政文書の開示の実施の方法)

第14条 次の各号に掲げる行政文書の閲覧の方法は、それぞれ当該各号に定めるものを閲覧することとする。

(1) 文書又は図画(次号に該当するものを除く。) 当該文書又は図画(条例第16条第1項ただし書の規定が適用される場合にあつては、次項第1号に定めるもの)

(2) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル、横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル、横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの

2 次の各号に掲げる行政文書の写しの交付の方法は、それぞれ当該各号に定めるものを交付することとする。

(1) 文書又は図画(次号に該当するものを除く。) 当該文書又は図画を複写により日本工業規格A列3番以下の大きさの用紙に複写したもの。ただし、これにより難い場合にあつては、当該文書若しくは図画を複写により日本工業規格A列1番若しくは日本工業規格A列2番の用紙に複写したもの又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したもの

(2) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙に印画したもの

(開示の実施の方法等の申出)

第15条 条例第16条第2項の規定による申出は、書面により行わなければならない。

2 第5条第2項第1号の場合に該当する旨の条例第11条第1項に規定する通知があつた場合(開示実施手数料が無料である場合に限る。)において、第3条第2項各号に掲げる事項を変更しないときは、条例第16条第2項の規定による申出を改めて行うことを要しない。

(条例第16条第2項の規則で定める事項)

第16条 条例第16条第2項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1) 求める開示の実施の方法(開示決定に係る行政文書の部分ごとに異なる開示の実施の方法を求める場合にあつては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法)

(2) 開示決定に係る行政文書の一部について開示の実施を求める場合にあつては、その旨及び当該部分

(3) 事務所における開示の実施を求める場合にあつては、当該事務所における開示の実施を希望する日

(4) 写しの送付の方法による行政文書の開示の実施を求める場合にあつては、その旨

2 第5条第2項第1号の場合に該当する旨の条例第11条第1項に規定する通知があつた場合(開示実施手数料が無料である場合を除く。)における条例第16条第2項の規則で定める事項は、前項の規定にかかわらず、行政文書の開示を受ける旨とする。

(更なる開示の申出)

第17条 条例第16条第4項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した書面により行わなければならない。

(1) 条例第11条第1項に規定する通知があつた日

(2) 最初に開示を受けた日

(3) 前条第1項各号に掲げる事項

2 前項の場合において、既に開示を受けた行政文書(その一部につき開示を受けた場合にあつては、当該部分)につき執られた開示の実施の方法と同一の方法を当該行政文書について求めることはできない。ただし、当該同一の方法を求めることにつき正当な理由があるときは、この限りでない。

(手数料の減免)

第18条 村長は、行政文書の開示を受ける者が経済的困難により開示実施手数料を納付する資力がないと認めるときは、開示請求1件につき2,000円を限度として、開示実施手数料を減額し、又は免除することができる。

2 前項の規定による開示実施手数料の減額又は免除を受けようとする者は、条例第16条第2項又は第4項の規定による申出を行う際に、併せて当該減額又は免除を求める額及びその理由を記載した申請書(別記様式第11号)を村長に提出しなければならない。

3 前項の申請書には、申請人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあつては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあつては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。

4 第1項の規定によるもののほか、村長は、開示決定に係る行政文書を一定の開示の実施の方法により一般に周知することが適当であると認めるときは、当該開示の実施の方法に係る開示実施手数料を減額し、又は免除することができる。

(諮問をした旨の通知)

第19条 条例第20条第3項の規定による同条第1項の規定により諮問をした旨の通知は、諮問通知書(別記様式第12号)によるものとする。

(行政文書の管理に関する定め)

第20条 条例第22条第2項の行政文書の管理に関する定めは、次に掲げる要件を満たすものでなければならない。

(1) 事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準を定めるものであること。この場合において、当該行政文書の分類の基準については、毎年一回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うこととするものであること。

(2) 意志決定に当たつては、文書を作成して行うこと並びに事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とし、次に掲げる場合についてはこの限りでないこととするものであること。ただし、の場合においては、事後に文書を作成することとするものであること。

 意志決定と同時に文書を作成することが困難である場合

 処理に係る事案が軽微なものである場合

(3) 行政文書を専用の場所において適切に保存することとするものであること。

(4) 事務及び事業の性質、内容等に応じた行政文書の保存期間の基準を定めるものであること。この場合において、当該行政文書の保存期間の基準は、別表の左欄に掲げる行政文書の区分に応じ、それぞれその作成又は取得の日(これらの日以後の特定の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると村長が認める場合にあつては、当該特定の日)から起算して同表の右欄に定める期間以上の期間とすること。

(5) 行政文書を作成し、又は取得したときは、前号の行政文書の保存期間の基準に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとするものであること。

(6) 次に掲げる行政文書については、前号の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過するまでの間保存期間を延長することとするものであること。

 現に監査、検査等の対象となつているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

 開示請求があつたもの 条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(7) 保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとするものであること。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とすることとするものであること。

(8) 保存期間(延長された場合にあつては、延長後の保存期間。次号において同じ。)が満了した行政文書については、榛東村教育委員会又は群馬県立文書館長と協議の上、歴史資料として榛東村教育委員会又は群馬県立文書館に提供するものを除き、廃棄することとするものであること。

(9) 職員の中から指名する者に、その保有する行政文書の管理に関する事務の運営につき監督を行わせることとするものであること。

(実施状況の公表)

第21条 条例第24条の規定により各実施機関が行つた行政文書の開示等についての実施状況の公表は、次に掲げる事項を榛東村が発行する広報紙に掲載することにより行うものとする。

(1) 行政文書の開示の請求件数

(2) 行政文書の開示の請求に係る処理状況

(3) 審査請求の状況

(4) 前3号に掲げるもののほか、実施機関が必要と認める事項

(委任)

第22条 この規則に定めるもののほか、条例の実施に関し必要な事項は、村長が定める。

附 則

この規則は、平成13年10月1日から施行する。

附 則(平成28年規則第11号)

(施行期日)

1 この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立に関する手続であつてこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

3 この規則の施行の際、第1条の規定による榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則、第2条の規定による改正前の榛東村行政機関の保有する個人情報の保護に関する条例施行規則第3条の規定による榛東村営住宅管理条例施行規則に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

別表(第20条関係)

行政文書の区分

保存期間

1

(1) 条例の制定、改正又は廃止その他の案件を議会にかけるための決裁文書

(2) 規則等規程の制定、改正又は廃止のための決裁文書

(3) 榛東村行政手続条例(平成8年榛東村条例第14号)第2条第4号に規定する許認可等(以下「許認可等」という。)をするための決裁文書であつて、当該許認可等の効果が10年を超える間存続するもの

(4) 村を当事者とする訴訟の判決書

(5) 榛東村公有財産事務取扱規則(平成12年榛東村規則第26号)第56条に規定する台帳

(6) 決裁文書を管理するための帳簿

(7) 公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書

(8) 村政上の重要な事項に係る意志決定を行うための決裁文書

(9) 第1号から第8号までに掲げるもののほか、村長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

永年

2

(1) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条の4の機関の答申又は意見が記録されたもの

(2) 許認可等をするための決裁文書であつて、当該許認可等の効果が10年間存続するもの(1の項第3号に該当するものを除く。)

(3) 第1号及び第2号に掲げるもののほか、行政上の重要な事項に係る意志決定を行うための決裁文書(1の項に該当するものを除く。)

(4) 審査請求に対する裁決その他の処分を行うための決裁文書

(5) 栄典又は表彰を行うための決裁文書

(6) 第1号から第5号までに掲げるもののほか、村長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項に該当するものを除く。)

10年

3

(1) 法令等の規定により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画書若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書

(2) 許認可等をするための決裁文書であつて、当該許認可等の効果が5年間存続するもの(1の項第3号に又は2の項第2号に該当するものを除く。)

(3) 行政手続条例第2条第5号の不利益処分(その性質上、それによつて課される義務の内容が軽微なものを除く。)をするための決裁文書

(4) 第1号から第3号までに掲げるもののほか、所管行政に係る意志決定を行うための決裁文書(1の項、2の項、4の項及び5の項に該当するものを除く。)

(5) 取得した文書の管理を行うための帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿

(6) 第1号から第5号までに掲げるもののほか、村長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項及び2の項に該当するものを除く。)

5年

4

(1) 許認可等をするための決裁文書であつて、当該許認可等の効果が3年間存続するもの(1の項第3号、2の項第2号又は3の項第2号に該当するものを除く。)

(2) 所管行政上の定型的な事務に係る意志決定を行うための決裁文書(4の項及び5の項に該当するものを除く。)

(3) 調査又は研究の結果が記録されたもの

(4) 前号に掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの

(5) 職員の勤務状況が記録されたもの

(6) 第1号から第5号までに掲げるもののほか、村長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項から3の項に該当するものを除く。)

3年

5

(1) 許認可等をするための決裁文書(1の項第3号、2の項第2号、3の項第2号及び4の項第1号に該当するものを除く。)

(2) 所管行政上の軽易な事項に係る意志決定を行うための決裁文書

(3) 所管行政に係る確認を行うための決裁文書(1の項から4の項までに該当するものを除く。)

1年

備考 決裁文書とは、行政機関の意志決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を行政機関の意志として決定し、又は確認した行政文書をいう。

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榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則

平成13年9月18日 規則第20号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
例規集/第3類 行政一般/第3章 情報の公開・保護等
沿革情報
平成13年9月18日 規則第20号
平成28年3月25日 規則第11号