(趣旨)

第1条　この訓令は、榛東村公平委員会(以下「委員会」という。)の事務職員、職務権限、文書、公印、文書編さん保存及び服務に関し必要な事項を定めるものとする。

(職の設置及び任命)

第2条　委員会の事務を処理するため書記長及び書記を置く。

(職務)

第3条　書記長は、委員長の命を受けて委員会の事務を掌理し、その事務に従事する職員を指揮監督する。

(専決)

第4条　書記長は、別表第1に掲げる事務について専決することができる。ただし、事案が重要又は異例に属すると認められるときは、この限りでない。

(代決)

第5条　書記長が不在のときは、上席の書記がその事務を代決する。

(文書の種別)

第6条　文書の種別は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次により記号及び番号を付するものとする。

(文書の日付)

第8条　決裁文書に基づいて施行する文書の日付は、発送その他の送付行為を行う年月日を用いるものとする。ただし、特に委員会又は書記長が指定したものについては、この限りでない。

(文書の公布及び発送)

第9条　規則、告示、訓令、通達、指示及び公告には委員長名を用いなければならない。

(文書の収受及び配布)

第10条　文書は、事務職員が収受開封し、文書件名票に登載し、書記長に配布しなければならない。ただし、軽易な文書は、収受日付印を押し、配布することができる。

(準用)

第11条　この訓令に定めるもののほか、規則、告示、訓令、通達、指示、公告その他文書の文例、形式等については、榛東村公文例規程(平成11年榛東村訓令第6号)及び榛東村文書管理規程(平成11年榛東村訓令第14号)の例による。

(公印)

第12条　委員長の公印は、次のとおりとする。

第13条　文書は、別に定める文書ファイル基準により整理保存する。

(廃棄処分)

第14条　書記長は、文書の保存期間が経過したときは、廃棄処分しなければならない。

(準用)

第15条　この訓令に定めるもののほか、文書の編さん、保存及び廃棄について、榛東村文書管理規程の例による。

(服務)

第16条　事務職員の服務については、榛東村職員服務規程(平成11年榛東村訓令第12号)の例による。