2　文書の保管、保存等の管理は、文書が住民の利用に供されるように、適切に行われなければならない。

2　事務局長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、事務局及び教育機関等の文書の取扱状況を随時調査し、必要に応じて事務局及び教育機関等(以下「事務局等」という。)の長(以下「事務局等の長」という。)に対し、指導を行うことができる。

3　事務局長は必要に応じて文書主任及び文書事務担当者(第6条第1項に規定する文書主任及び文書事務担当者をいう。)並びに法規審査担当者(同条第2項に規定する法規審査担当者をいう。)に対し、研修を実施し、又は助言を行うものとする。

2　事務局等の長は、常に当該事務局等における文書の取扱い状況を把握して、文書の進行管理に留意し、その所握する事務が適切かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

2　班に法規審査担当者を置く。

3　文書主任は、局長補佐の職(相当職を含む。以下同じ。)にある者を充てることとし、局長補佐を置かない班及び教育機関等にあつては、当該事務局等の長が所属職員のうちから指定する。

4　文書事務担当者及び法規審査担当者は、事務局等の長(法規審査担当者にあつては、事務局長に限る。)が、所属職員のうちから指定する。

5　前2項の規定にかかわらず、班及び教育機関等における所属定数の状況等により、所属職員のうちから文書主任、文書事務担当者又は法規審査担当者(この項において「文書主任等」という。)を指定することが困難な場合においては、当該事務局等の長が、自ら文書主任等となることができる。

6　文書主任は、当該班及び教育機関等における次の各号に掲げる事務を行うものとする。

7　文書事務担当者は、当該班及び教育機関等における文書の収受、配布及び発送に関する事務を行うほか、文書主任の事務を補助するものとする。

8　法規審査担当者は、当該課における第22条第1項各号に定める起案文書の審査を行うものとする。

2　教育機関等に到着した文書は、当該教育機関等において受領するものとする。

3　事務局に正規の勤務時間外に到着した文書は、当直者が受領する。

4　前各項(第1項ただし書を除く。)の規定により受領した文書のうち次に掲げるものについては、学校教育班又は教育機関等において、特別扱い文書票(別記様式第1号)に所要事項を記入するものとする。

2　学校教育班において受領した親展文書は、教育委員会又は教育長あての親展文書を除き、当該名あて人の所属する課に開封しないで配布するものとする。

2　前項の規定により配布を受けた文書のうち、特に必要と認められる文書は、事務局等の長又は文書主任の閲覧に供し、その取扱い、処理等について必要な指示を受けるものとする。

2　規則、告示、訓令については学校教育班が、指令については事務局等が令達簿(別記様式第5号)を備えて、次の各号に掲げるところにより令達番号を定め、公布又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。

2　前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあつては、その氏名を併せて用いるものとする。

3　前2項の規定による施行者名のほか、施行文案には、受信者の便宜に資するため、必要に応じて事務局等の名称及び電話番号等を記載するものとする。

2　起案文書が他の班及び教育機関等の事務に関係を有するときは、当該班及び教育機関等に合議しなければならない。ただし、他の班及び教育機関等と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。

3　合議の順序は、次の各号に掲げるところによるものとする。

2　前項の起案文書には、その上部に「重要即決」又は「特別理由」と表示した票をはり、これに主務事務局等の長が認印を押さなければならない。ただし、主務事務局等の長が自ら携帯する場合は、この限りでない。

3　秘密を要する起案文書は、封筒に入れて、主務事務局等の長又は主務者等が自ら携帯して、回議又は合議をするものとする。

2　文書主任は、前項に規定する審査に当たつては、第12条から第18条までの規定に適合するよう、起案文書の修正又は主務者に対する必要な指示をすることができる。

2　前項に規定する法規審査は、主務事務局等の長に回議した後、総務課(榛東村課設置条例(昭和49年榛東村条例第15号)第1条の規定により設置される総務課をいう。)に合議して受けるものとする。

3　前項の場合において、他の班及び教育機関等に合議を要する起案文書にあつては、当該他の班及び教育機関等に合議した後に受けなければならない。

2　起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押印し、又はサインするものとする。

3　起案文書の合議を受けた事務局等の長は、当該起案文書に異議を認めたときは、当該起案文書に係る事務を所掌する事務局等の長等と協議を要するものとする。この場合において、当該起案文書にその旨を表示し、意見を付するものとする。

4　主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があつたとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となつたときは、回議又は合議をした部局又は班及び教育機関等に対して、その旨を通知し、又は再度回議若しくは合議をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、起案による処理を必要とする文書にあつても、当該起案に着手する前に、あらかじめ関係者に供覧用紙により供覧をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、事務局長が特に必要があると認めた決裁文書の浄書は、学校教育班において行うことができる。

2　前項に規定する施行文書以外の施行文書で文書主任が施行、処理経過等を記入する必要があると認めるものは、文書件名票に登記しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。

2　学校教育班又は主務教育機関等は、施行文書を発送したときは、決裁文書に発送の年月日を記入し、発送取扱者の認印を押印しなければならない。

3　ファクシミリ又は電子メールによる発送は、あて先人から求めがあつた場合は又は、緊急性を有する場合等主務事務局等の長がその必要を認めた場合に限り行うことができるものとする。

4　使送による発送は、主務班及び教育機関等の職員又は施行文書をあて先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。

2　文書ファイル基準表は、毎会計年度当初に作成し、事務局長に提出しなければならない。

3　事務局等の長は、文書が文書ファイル基準表のとおり適正に管理されているかを常に把握しておかなければならない。

2　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに区分し、整理するものとする。

2　完結文書は、次の各号に掲げるところにより編冊しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、保存期間が1年の完結文書は、編冊しないでファイル基準表ごとに定めるホルダーに収納することができる。

2　前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊は、前項の規定により主務班及び教育機関等において保管し、又は保存するものを除き、班にあつては所管の文書庫(以下「文庫」という。)において、教育機関等にあつては主務教育機関等の長が指定する書庫等所定の場所(以下「書庫等」という。)において保存するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、主務班及び教育機関等において常時使用する必要のある簿冊は、主務班及び教育機関等において引き続き保存することができる。この場合において、主務事務局等の長は、事務局長と協議するものとする。

2　前項の規定により作成し、整備した保存文書目録は、毎会計年度事務局長に提出しなければならない。

2　前項に規定する保存期間は、主務事務局等の長が、別表第2に掲げる基準により文書ファイル基準表のファイル基準ごとに定めるものとする。

2　主務教育機関等の長は、第40条の規定により書庫等に移し替えた簿冊を、書庫等内で前項の規定に準じて保存管理するものとする。

3　事務局長又は主務教育機関等の長は、文庫又は書庫等で保存管理する簿冊について保存文書目録を整備しておかなければならない。

2　事務局長又は主務教育機関等の長は、文庫、書庫等又は主務教育機関等に閲覧場所を設け、学校教育班又は主務教育機関等に保存文書借覧・閲覧簿(別記様式第12号)を備えておかなければならない。

2　文庫等保存文書の利用は、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

2　前項に規定する廃棄は、事務局長又は主務教育機関等の長が決定するものとする。この場合において、主務事務局等の長は、当該保存文書(保存期間が1年の保存文書を除く。)に係る保存文書目録に、廃棄に係る所要事項を記入して、保存管理場所(文庫、書庫等及び班及び教育機関等をいう。)別に区分の上、当該保存文書目録を事務局長に提出しなければならない。

3　前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、焼却、溶解、裁断等事務局長又は主務教育機関等の長が適当と認める方法で廃棄するものとする。

4　廃棄する保存文書のうち、事務局長が歴史的資料価値を有するに至ると認めたものは、群馬県立文書館長と協議の上、歴史資料として群馬県立文書館に提供することができる。

2　前項の規定により保存期間を延長した保存文書で当該延長に係る保存期間が満了した場合において、職務の遂行上必要があると認めるときは、保存期間を1年を単位として必要と認める期間更に延長することができる。

3　主務事務局等の長は、前2項の規定により保存文書の保存期間を延長しようとするときは、その延長の理由を示して事務局長に協議するものとする。この場合においては、延長しようとする期間を記入した保存文書目録を事務局長に提出するとともに、当該保存文書の表紙に、延長に係る所要事項を記載しておくものとする。

2　前条第3項の規定は、前項の保存期間の延長について準用する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この訓令による改正後の榛東村教育委員会文書管理規程第17条第1項及び別表第2の規定は適用せず、改正前の榛東村教育委員会文書管理規程第17条第1項及び別表第2の規定は、なおその効力を有する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。ただし、第2条による改正後の榛東村文書管理規程第47条の2第1項第5号の規定は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に定める日から適用する。