○榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則
平成13年9月27日
教委規則第1号
(趣旨)
第1条 この規則は、榛東村行政文書の公開に関する条例(平成13年榛東村条例第7号。以下「条例」という。)第26条の規定に基づき、条例に定めるもののほか、行政文書の公開等に関し必要な事項を定めるものとする。
(条例第3条第1項第2号の歴史的な資料等の範囲)
第2条 条例第3条第1項第2号の歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料は、次に掲げる方法により管理されているものとする。
(1) 当該資料が専用の場所において適切に保存されていること。
(2) 当該資料の目録が作成され、かつ、当該目録が一般の閲覧に供されていること。
(3) 次に掲げるものを除き、一般の利用の制限が行われていないこと。
イ 当該資料の全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に個人又は条例第7条第3号に規定する法人等から寄贈又は寄託を受けている場合において、当該期間が経過するまでの間、当該資料の全部又は一部の一般の利用を制限すること。
ウ 当該資料の原本を利用させることにより当該原本の破損若しくはその汚損を生じるおそれがある場合又は教育長において当該資料の原本の一般の利用の方法又は期間を制限すること。
(4) 当該資料の利用の方法及び期間に関する定めが設けられ、かつ、当該定めが一般の閲覧に供されていること。
2 前項に規定する資料は、他の実施機関から移管を受けて管理しようとするものである場合には、当該他の実施機関において、保存期間が満了しているものでなければならない。
2 開示請求書には、開示請求に係る行政文書について次に掲げる事項を記載することができる。
(1) 求める開示の実施の方法
(2) 事務所における開示(次号に規定する方法以外の方法による行政文書の開示をいう。以下次条第1項第3号及び第2項第1号並びに第16条第1項第3号において同じ。)の実施を求める場合にあつては、当該事務所における開示の実施を希望する日
(3) 写しの送付の方法による行政文書の開示の実施を求める場合にあつては、その旨
(費用負担)
第4条 写しの送付の方法による行政文書の開示の実施を受ける場合の当該写しの送付に要する費用は、請求者の負担とする。
2 条例第18条第2項第2号に掲げる手数料及び前項に規定する費用は、前納とする。ただし、教育長がやむを得ない理由があると認めたときは、この限りでない。
(条例第11条第1項の規則で定める事項)
第5条 条例第11条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示決定に係る行政文書について求めることができる開示の実施の方法
(3) 事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示を希望する場合には条例第16条第2項の規定による申出をする際に当該事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨
(4) 写しの送付の方法による行政文書の開示を実施する場合における準備に要する日数及び郵送料の額
(条例第15条第1項の規則で定める事項)
第11条 条例第15条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 開示請求に係る行政文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容
(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
(条例第15条第2項の規則で定める事項)
第12条 条例第15条第2項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 条例第15条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由
(3) 開示請求に係る行政文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容
(4) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
(1) 文書又は図画(次号に該当するものを除く。) 当該文書又は図画(条例第16条第1項ただし書の規定が適用される場合にあつては、次項第1号に定めるもの)
(2) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル、横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル、横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの
(1) 文書又は図画(次号に該当するものを除く。) 当該文書又は図画を複写により日本工業規格A列3番以下の大きさの用紙に複写したもの。ただし、これにより難い場合にあつては、当該文書若しくは図画を複写により日本工業規格A列1番若しくは日本工業規格A列2番の用紙に複写したもの又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したもの
(2) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙に印画したもの
(開示の実施の方法等の申出)
第15条 条例第16条第2項の規定による申出は、書面により行わなければならない。
(条例第16条第2項の規則で定める事項)
第16条 条例第16条第2項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 求める開示の実施の方法(開示決定に係る行政文書の部分ごとに異なる開示の実施の方法を求める場合にあつては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法)
(2) 開示決定に係る行政文書の一部について開示の実施を求める場合にあつては、その旨及び当該部分
(3) 事務所における開示の実施を求める場合にあつては、当該事務所における開示の実施を希望する日
(4) 写しの送付の方法による行政文書の開示の実施を求める場合にあつては、その旨
(更なる開示の申出)
第17条 条例第16条第4項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した書面により行わなければならない。
(1) 条例第11条第1項に規定する通知があつた日
(2) 最初に開示を受けた日
(3) 前条第1項各号に掲げる事項
2 前項の場合において、既に開示を受けた行政文書(その一部につき開示を受けた場合にあつては、当該部分)につき執られた開示の実施の方法と同一の方法を当該行政文書について求めることはできない。ただし、当該同一の方法を求めることにつき正当な理由があるときは、この限りでない。
(手数料の減免)
第18条 教育長は、行政文書の開示を受ける者が経済的困難により開示実施手数料を納付する資力がないと認めるときは、開示請求1件につき2,000円を限度として、開示実施手数料を減額し、又は免除することができる。
3 前項の申請書には、申請人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあつては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあつては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。
4 第1項の規定によるもののほか、教育長は、開示決定に係る行政文書を一定の開示の実施の方法により一般に周知することが適当であると認めるとき、当該開示の実施の方法に係る開示実施手数料を減額し、又は免除することができる。
(行政文書の管理に関する定め)
第20条 条例第22条第2項の行政文書の管理に関する定めは、次に掲げる要件を満たすものでなければならない。
(1) 事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準を定めるものであること。この場合において、当該行政文書の分類の基準については、毎年一回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うこととするものであること。
(2) 意志決定に当たつては、文書を作成して行うこと並びに事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とし、次に掲げる場合についてはこの限りでないこととするものであること。ただし、アの場合においては、事後に文書を作成することとするものであること。
ア 意志決定と同時に文書を作成することが困難である場合
イ 処理に係る事案が軽微なものである場合
(3) 行政文書を専用の場所において適切に保存することとするものであること。
(5) 行政文書を作成し、又は取得したときは、前号の行政文書の保存期間の基準に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとするものであること。
(6) 次に掲げる行政文書については、前号の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過するまでの間保存期間を延長することとするものであること。
ア 現に監査、検査等の対象となつているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
イ 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
ウ 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
エ 開示請求があつたもの 条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
(7) 保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとするものであること。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とすることとするものであること。
(8) 廃棄する保存文書のうち、事務局長が歴史的資料価値を有するに至ると認めたものは、群馬県立文書館長と協議の上、歴史資料として群馬県立文書館に提供することができる。
(9) 職員の中から指名する者に、その保有する行政文書の管理に関する事務の運営につき監督を行わせることとするものであること。
(委任)
第21条 この規則に定めるもののほか、行政文書の公開等に関する事務は、村長部局の例による。
第22条 この規則に定めるもののほか、条例の実施に関し必要な事項は、教育長が定める。
附 則
この規則は、平成13年10月1日から施行する。
附 則(平成21年教委規則第4号)
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成24年教委規則第9号)
この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成27年教委規則第1号)抄
(施行日等)
1 この規則は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、次の各号に掲げる規則の規定の適用については、当該各号の定めるところによる。
(1)から(4)まで 略
(5) 第5条の規定による改正後の榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則別表の規定は適用せず、改正前の榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則別表の規定は、なおその効力を有する。
附 則(平成28年教委規則第5号)抄
(施行期日)
第1条 本則第1条は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
第3条 この規則の施行の際、第1条の規定による改正前の榛東村行政文書の公開に関する条例施行規則及び第2条の規定による改正前の榛東村行政機関の保有する個人情報の保護に関する条例施行規則に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の改正を加え、なお、使用することができる。
附 則(平成28年教委規則第6号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(令和3年教委規則第4号)
この規則は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第20条関係)
行政文書の区分 | 保存期間 | |
1 | (1) 村政功労者表彰に関する文章 (2) 褒章及び位階勲等に関する文書 (3) 村議会議案(承認、認定、報告等を含む。)に関する文書 (4) 議決議案送付書 (5) 教育委員会議に提出した議案(承認、認定、報告等を含む。)及び議事録に関する文書 (6) 教育長の事務引継書 (7) 文書の保管、保存及び廃棄に関する文書 (8) 法令、条例、規則、告示、訓令その他の例規類の制定及び改廃並びに解釈運用に関する文書 (9) 訴訟及び行政不服審査に関する文書 (10) 法令等に基づく統計書 (11) 行政事務の業務実績に関する文書 (12) 届、勧告、建議、諮問、答申等に関する文書で重要なもの (13) 法律関係が10年を超える許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書 (14) 村教育行政の総合的な計画に関する文書 (15) 村下教育行政の沿革に関する文書 (16) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書 (17) 付属機関等の委員の任免に関する文書 (18) 職員服務及び福利厚生に関する文書 (19) 恒久的施設の設計に関する文書 (20) 村有財産の取得、処分等に関する文書 (21) 恩給、年金、諸手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する文書 (22) 村有の建物、土地の原図 (23) 前各号に掲げるもののほか、永年保存する必要があると認められる文書 | 永年 |
2 | (1) 職員表彰に関する文書 (2) 所属単位の事業表彰に関する文書 (3) 法律関係が5年を超える許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書 (4) 恒久的施設の工事経過に関する文書 (5) 村有財産の管理及び財産の借受けに関する文書 (6) 届、勧告、建議、諮問、答申等に関する文書 (7) 前各号に掲げるもののほか、10年保存する必要があると認められる文書 | 10年 |
3 | (1) 諸議会に関する文書 (2) 課長の事務引継書 (3) 行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書 (4) 文書ファイル基準表に関する文書 (5) 法律関係が3年を超える許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書 (6) 非常勤職員(付属機関等の職員を除く。)及び臨時職員の雇用に関する文書 (7) 職員の給与、諸手当等に関する文書 (8) 歳入歳出予算及び決算に関する文書 (9) 出納証拠書類 (10) 前各号に掲げるもののほか、5年保存する必要があると認められる文書 | 5年 |
4 | (1) 法律関係が3年以下の許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書 (2) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書 (3) 職員の服務及び履歴に関する文書 (4) 職員の研修に関する文書 (5) 請願及び陳情に関する文書 (6) 課員の事務引継書 (7) 文書の収発記録に関する文書 (8) 前各号に掲げるもののほか、3年保存する必要があると認められる文書 | 3年 |
5 | (1) 軽易な照会、回答、通知等の文書 (2) 前号に掲げるもののほか、1年保存とする必要があると認められる文書 | 1年 |
