○榛東村監査委員文書管理規程

平成12年3月31日

監委訓令第2号

(趣旨)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の収受、処理、保存その他文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書の管理原則)

第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、適切に管理し、事務が円滑かつ適正に行われるよう努めなければならない。

2 文書の保管、保存等の管理は、文書が住民の利用に供されるように、適切に行われなければならない。

(収受)

第3条 受領し、又は配布を受けた文書は、次の各号に掲げるところにより収受しなければならない。

(1) 文書(親展文書を除く。)の余白に文書収受印(別記様式第1号)を押印する。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状等は、文書収受印の押印を省略することができる。

(2) 照会等の文書で当該文書に基づいて通知、回答等を要するものその他収受、処理経過等を記入する必要があると認めた文書は、文書件名票(別記様式第2号)に登記し、文書収受印の所定欄に登記番号を記入する。

(3) 親展文書は、封筒に文書収受印を押印する。

(文書決裁)

第4条 決裁権者の決裁は、起案文書(主務者が事務処理の案として作成する文書をいう。以下同じ。)によるものとする。

(起案)

第5条 起案は、回議用紙(別記様式第3号)を用いて行うものとする。

(書式)

第6条 文書の書式は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、縦書きとする。

(1) 法令の規定等により縦書きと定められているもの

(2) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞及び弔辞の類

(3) その他縦書きが必要と認められるもの

(文書作成の原則)

第7条 文書は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ簡明な表現を用いて作成しなければならない。

(記号及び番号)

第8条 施行する文書には、次の各号に掲げるところにより村名、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 告示及び訓令については、代表監査委員名、文書記号(次に掲げる文書記号をいう。以下同じ。)及び第2項に規定する令達番号を付すること。

文書記号

榛監

(2) その他通知、照会、回答等の文書(書式上文書記号を要しないものを除く。)については、文書記号を付し、第3条第2号の規定により登記して収受した文書に基づき施行する文書にあつては同号の規定による登記に係る登記番号を付すること。

2 告示及び訓令については令達簿(別記様式第4号)に、次の各号に掲げるところにより令達番号を定め、告示又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。

(1) 告示及び訓令の令達番号は、毎年1月1日に起こし、12月31日をもつて終わるものとする。

(施行者名等)

第9条 施行文案の施行者名は、当該文書の性質及び内容により、次の各号に掲げる名称又は職名を用いるものとする。

(1) 榛東村監査委員

(2) 榛東村代表監査委員

2 前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあつては、その氏名を併せて用いるものとする。

(起案に関する参考資料)

第10条 起案に当たつては、処分案等本文、起案理由等を記載するほか、次の各号に掲げる事項又は参考資料を記載し、又は添付するものとする。

(1) 法令その他参考となる事項

(2) その他決裁等の判断に参考となる事項及び資料

(回議及び合議)

第11条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者に順次回議するものとする。

2 起案文書が他の事務部局の事務に関係を有するときは、当該他の事務部局に合議しなければならない。ただし、他の事務部局と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。

(回議及び合議の方法)

第12条 起案文書の回議又は合議を受けた職員は、当該起案文書の所定欄に認印を押印するものとする。

2 起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押印し、又はサインするものとする。

3 主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があつたとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となつたときは、回議又は合議をした他の事務部局に対して、その旨を通知し、又は再度回議若しくは合議をしなければならない。

(決裁年月日)

第13条 回議又は合議を経た決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)は、決裁日を当該決裁文書の所定欄に記入するものとする。この場合において、決裁責任者の決裁後合議を必要とするものにあつては、当該合議終了の年月日を決裁日とする。

(緊急の措置)

第14条 主務者は、特に緊急を要し、即決しなければならない事務で、第11条から前条までの規定による手続(以下「正規の手続」という。)を採るいとまのないときは、上席の書記の指揮を受けて当該事務の処理について臨時の措置を採ることができる。この場合においては、当該事務の処理後直ちに正規の手続を採らなければならない。

(供覧)

第15条 受領し、又は配布を受けた文書又は主務者が起案以外に事務に関して作成した文書で、当該文書に係る事務に関係のある者の閲覧に供すること(以下「供覧」という。)によつて完結するものは、供覧用紙(別記様式第5号)により供覧するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、起案による処理を必要とする文書にあつても、当該起案に着手する前に、あらかじめ関係者に供覧用紙により供覧をすることができる。

(文書日付)

第16条 決裁文書に基づいて施行する文書(以下「施行文書」という。)の日付は、発送その他の送付行為を行う年月日を用いるものとする。

(文書件名票への登記)

第17条 第3条第2号の規定により登記して収受した文書に基づく施行文書は、当該収受した文書に係る文書件名票に登記しなければならない。

2 前項に規定する施行文書以外の施行文書で施行、処理経過等を記入する必要があると認めるものは、文書件名票に登記しなければならない。

(公印の押印)

第18条 施行文書は、榛東村監査委員公印に関する規程(平成12年榛東村監査委員訓令第4号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、監査委員又は上席の書記が施行文書の性質、内容等により公印の押印を要しないと認めたものは、公印の押印を省略することができる。

(発送)

第19条 施行文書の発送は、郵送、ファクシミリ、電子メール又は使送により行うものとする。ただし、榛東村文書管理規程(平成11年榛東村訓令第14号)に規定する文書発送箱が設置してある行政機関等に発送することによつてあて先人に到達する施行文書は、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要する施行文書を除き、封筒に入れないで、又は包装しないで総務課に依頼するものとする。

2 施行文書を発送したときは、決裁文書に発送の年月日を記入し、発送取扱者の認印を押印しなければならない。

3 ファクシミリ又は電子メールによる発送は、あて先人からの求めがあつた場合又は緊急性を有する場合等監査委員又は上席の書記がその必要を認めた場合に限り行うことができるものとする。

4 使送による発送は、施行文書をあて先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。

(整理等の基準)

第20条 上席の書記は、文書を適正に整理し、保管し、及び保存するために、文書ファイル基準表(別記様式第6号)を作成しなければならない。

2 文書ファイル基準表は、毎会計年度当初に作成しなければならない。

3 上席の書記は、文書が文書ファイル基準表のとおり適正に管理されているかを常に把握しておかなければならない。

(整理)

第21条 文書は、未完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えないものをいう。以下同じ。)及び完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えたものをいう。以下同じ。)に区分し、整理するものとする。

2 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに区分し、整理するものとする。

(編冊等)

第22条 未完結文書は、主務者ごとにホルダーに収納しなければならない。

2 完結文書は、次の各号に掲げるところにより編冊しなければならない。

(1) 編冊は、会計年度又は暦年ごとに、文書ファイル基準表に定めるファイル基準に基づいて行うこと。

(2) 前号の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるとき等2以上の会計年度又は暦年にわたつて編冊する必要のあるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたつて編冊することができる。この場合において、簿冊の帰属する会計年度又は暦年は、当該簿冊中に編冊する完結文書のうち、最も新しいものの属する会計年度又は暦年とする。

(3) 前2号の場合において、完結文書が帰属する会計年度又は暦年は、当該完結文書の完結年月日によること。ただし、完結年月日が4月1日から5月31日までの間における前会計年度の出納経理に係る完結文書にあつては、前会計年度に帰属する。

(4) 簿冊は、A4判で厚さ10センチメートルを限度とし、背表紙及び表紙(別記様式第7号)に所要事項を表示する。この場合において、完結文書の一部又は全部の大きさがA4判を超えるものでこれにより難いときは、当該文書に合わせた大きさに編冊し、見出票(別記様式第8号)を付する。

(5) 簿冊には文書件名目次(別記様式第9号)を付し、完結文書の件名を表示する。ただし、第24条第2項の規定により定める保存期間が5年以下の完結文書については、これを省略することができる。

(6) 完結文書の様式、態様等により前2号の規定により編冊することが適当でないものにあつては、上席の書記は、当該完結文書に適する編冊方法につき案を示して監査委員に協議すること。

3 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年の完結文書は、編冊しないでファイル基準表ごとに定めるホルダーに収納することができる。

(保存文書目録)

第23条 上席の書記は、前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊のうち、会計年度を基準に編冊したものにあつては前会計年度以前の会計年度に属するものについて、暦年ごとに編冊したものにあつては前年以前の暦年に属するものについて、保存文書目録(別記様式第10号)を毎会計年度作成し、整備しておかなければならない。

(保存期間)

第24条 完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

2 前項に規定する保存期間は、別表に掲げる基準により文書ファイル基準表のファイル基準ごとに定めるものとする。

(保存期間の起算方法)

第25条 完結文書の保存期間は、第22条第2項の規定により編冊したものにあつては当該簿冊の帰属する会計年度又は暦年の、同条第3項の規定によりホルダーに収納したものにあつては当該完結文書の帰属する会計年度、暦年の翌会計年度又は翌年の6月1日から起算する。

(廃棄)

第26条 保存文書で保存期間が満了したものは、廃棄するものとする。

2 前項に規定する廃棄は、上席の書記が決定するものとする。

3 前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、焼却、溶解、裁断等上席の書記が適当と認める方法で廃棄するものとする。

4 廃棄する保存文書のうち、上席の書記が歴史的価値を有するに至ると認めたものは、榛東村教育委員会及び群馬県立文書館長と協議の上、歴史的資料として榛東村教育委員会又は群馬県立文書館に提供することができる。

(保存期間の延長)

第27条 上席の書記は、前条の規定にかかわらず、保存期間が満了した保存文書で引き続いて保存する必要があるものについて、保存期間を1年を単位として必要と認める期間延長するものとする。

2 前項の規定により保存期間を延長した保存文書で当該延長に係る保存期間が満了した場合において、職務の遂行上必要があると認めるときは、保存期間を1年を単位として必要と認める期間更に延長することができる。

(開示請求等に係る文書の取扱い)

第28条 上席の書記は、次に掲げる保存文書については、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間を超える必要と認める期間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象となつているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する決裁又は決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 榛東村行政機関の保有する個人情報の保護に関する条例(平成13年榛東村条例第12号。以下この号において「条例」という。)第13条第1項の規定による開示請求があつたもの並びに条例第14条各項の規定による訂正、削除及び中止の請求があつたもの 条例第16条第1項の決定の日の翌日から起算して1年間

(雑則)

第29条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理については、榛東村文書管埋規程の例による。

附 則

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成12年監委訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成13年監委訓令第2号)

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

附 則(平成21年監委訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第24条第2項関係)

保存期間判定基準

1 永年保存文書

(1) 監査委員事務引継書

(2) 監査委員履歴書

(3) 任免関係文書

(4) 監査台帳

(5) 直接請求監査、議会要求監査及び住民請求監査に関する文書

(6) 職員賠償責任監査に関する文書

(7) 文書の保管、保存及び廃棄に関する文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、永年保存する必要があると認められる文書

2 10年保存文書

(1) 監査結果の報告及び公表に関する文書

(2) 監査結果通知に関する文書

(3) 決算審査意見書

(4) 基金運用状況審査意見書

(5) 前各号に掲げるもののほか、10年保存する必要があると認められる文書

3 5年保存文書

(1) 監査記録(復命)書

(2) 事務監査及び随時監査に関する文書

(3) 財政援助団体等監査及び指定金融機関監査に関する文書

(4) 例月出納検査に関する文書

(5) 前各号に掲げるもののほか、5年保存する必要があると認められる文書

4 3年保存文書

(1) 監査委員協議に関する文書

(2) 監査資料

(3) 監査年間計画及び日程に関する文書

(4) 前各号に掲げるもののほか、3年保存する必要があると認められる文書

5 1年保存文書

(1) 軽易な照会、回答、通知等の文書

(2) 前号に掲げるもののほか、1年保存する必要があると認められる文書

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榛東村監査委員文書管理規程

平成12年3月31日 監査委員訓令第2号

(平成21年3月24日施行)

体系情報
例規集/第2類 議会・選挙・監査
沿革情報
平成12年3月31日 監査委員訓令第2号
平成12年9月21日 監査委員訓令第4号
平成13年9月21日 監査委員訓令第2号
平成21年3月24日 監査委員訓令第1号