2　文書の保管、保存等の管理は、文書が住民の利用に供されるように、適切に行われなければならない。

2　総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、本庁及び出先機関の文書の取扱状況を随時調査し、必要に応じて課及び出先機関(以下「課・出先機関」という。)の長(以下「課・出先機関の長」という。)に対し、指導を行うことができる。

3　総務課長は、必要に応じて文書主任及び文書事務担当者(第6条第1項に規定する文書主任及び文書事務担当者をいう。)並びに法規審査担当者(同条第2項に規定する法規審査担当者をいう。)に対し、研修を実施し、又は助言を行うものとする。

2　課・出先機関の長は、常に当該課・出先機関における文書の取扱状況を把握して、文書の進行管理に留意し、その所掌する事務が適切かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

2　課に法規審査担当者を置く。

3　文書主任は、課長補佐の職(相当職を含む。以下同じ。)にある者を充てることとし、課長補佐を置かない課・出先機関にあつては、当該課・出先機関の長が所属職員のうちから指定する。

4　文書事務担当者及び法規審査担当者は、課・出先機関の長(法規審査担当者にあつては、課長に限る。)が、所属職員のうちから指定する。

5　前2項の規定にかかわらず、課・出先機関における所属定数の状況等により、所属職員のうちから文書主任、文書事務担当者又は法規審査担当者(この項において「文書主任等」という。)を指定することが困難な場合においては、当該課・出先機関の長が、自ら文書主任等となることができる。

6　文書主任は、当該課・出先機関における次の各号に掲げる事務を行うものとする。

7　文書事務担当者は、当該課・出先機関における文書の収受、配布及び発送に関する事務を行うほか、文書主任の事務を補助するものとする。

8　法規審査担当者は、当該課における第22条第1項各号に定める起案文書の審査を行うものとする。

2　出先機関に到着した文書は、当該出先機関において受領するものとする。

3　郵便料金の未納又は不足の文書は、総務課長又は出先機関の長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払つて受領することができる。

4　前各項(第1項ただし書を除く。)の規定により受領した文書のうち次に掲げるものについては、総務課又は出先機関において、特別扱い文書票(別記様式第1号)に所要事項を記入するものとする。

2　総務課において受領した親展文書は、村長又は副村長あての親展文書を除き、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に掲げる課に開封しないで配布するものとする。

3　2以上の課の所掌する事務に係る文書は、総務課長が必要に応じ主課課長と協議の上、そのいずれかに配布するものとする。

2　前項の規定により配布を受けた文書のうち、特に必要と認められる文書は、課・出先機関の長又は文書主任の閲覧に供し、その取扱い、処理等について必要な指示を受けるものとする。

2　条例、規則、告示及び訓令については総務課が、指令については課・出先機関が令達簿(別記様式第5号)を備えて、次の各号に掲げるところにより例規番号を定め、公布又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。

2　前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあつては、その氏名を併せて用いるものとする。

3　前2項の規定による施行者名のほか、施行文案には、受信者の便宜に資するため、必要に応じて課・出先機関の名称及び電話番号等を記載するものとする。

2　起案文書が他の課・出先機関の事務に関係を有するときは、当該課・出先機関に合議しなければならない。ただし、他の課・出先機関と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。

3　合議の順序は、次の各号に掲げるところによるものとする。

2　前項の起案文書には、その上部に「重要即決」又は「特別理由」と表示した票をはり、これに主務課・出先機関の長が認印を押さなければならない。ただし、主務課・出先機関の長が自ら携帯する場合は、この限りでない。

3　秘密を要する起案文書は、封筒に入れて、主務課・出先機関の長又は主務者等が自ら携帯して、回議又は合議をするものとする。

2　文書主任は、前項に規定する審査に当たつては、第12条から第18条までの規定に適合するよう、起案文書の修正又は主務者に対する必要な指示をすることができる。

2　前項に規定する法規審査は、主務課・出先機関の長に回議した後、総務課に合議して受けるものとする。

3　前項の場合において、他の課・出先機関に合議を要する起案文書にあつては、当該他の課・出先機関に合議した後に受けなければならない。

2　起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押印し、又はサインするものとする。

3　起案文書の合議を受けた課・出先機関の長は、当該起案文書に異議を認めたときは、当該起案文書に係る事務を所掌する課・出先機関の長等と協議を要するものとする。この場合において、当該起案文書にその旨を表示し、意見を付するものとする。

4　主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があつたとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となつたときは、回議又は合議をした部局又は課・出先機関に対して、その旨を通知し、又は再度回議若しくは合議をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、起案による処理を必要とする文書にあつても、当該起案に着手する前に、あらかじめ関係者に供覧用紙により供覧をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長が特に必要があると認めた決裁文書の浄書は、総務課において行うことができる。

2　前項に規定する施行文書以外の施行文書で文書主任が施行、処理経過等を記入する必要があると認めるものは、文書件名票に登記しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。

2　主務者は、施行文書を発送したときは、当該決裁文書の所定欄に発送の年月日を記入しなければならない。

3　ファクシミリ又は電子メールによる発送は、あて先人からの求めがあつた場合又は緊急性を有する場合等主務課・出先機関の長がその必要を認めた場合に限り行うことができるものとする。

4　使送による発送は、主務課・出先機関の職員又は施行文書をあて先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。

2　文書ファイル基準表は、毎会計年度当初に作成し、総務課長に提出しなければならない。

3　課・出先機関の長は、文書が文書ファイル基準表のとおり適正に管理されているかを常に把握しておかなければならない。

2　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに区分し、整理するものとする。

2　完結文書は、次の各号に掲げるところにより編冊しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、保存期間が1年の完結文書は、編冊しないでファイル基準表ごとに定めるホルダーに収納することができる。

2　前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊は、前項の規定により主務課・出先機関において保管し、又は保存するものを除き、本庁にあつては総務課所管の文書庫(以下「文庫」という。)において、出先機関にあつては主務出先機関の長が指定する書庫等所定の場所(以下「書庫等」という。)において保存するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、主務課・出先機関において常時使用する必要のある簿冊は、主務課・出先機関において引き続き保存することができる。この場合において、主務課・出先機関の長は、総務課長と協議するものとする。

2　前項の規定により作成し、整備した保存文書目録は、毎会計年度総務課長に提出しなければならない。

2　前項に規定する保存期間は、主務課・出先機関の長が、別表第2に掲げる基準により文書ファイル基準表のファイル基準ごとに定めるものとする。

2　前項に規定する引継ぎは、主務課長が保存文書目録に引継ぎに関する所定の事項を記入し、当該保存文書目録を簿冊に添えて、総務課長に引き渡すことにより行うものとする。この場合において、総務課長は、引継ぎを受ける簿冊の編冊状況、保存文書目録、数等について審査し、かつ、確認するものとする。

2　主務出先機関の長は、前条の規定により書庫等に移し替えた簿冊を、書庫等内で前項の規定に準じて保存管理するものとする。

3　総務課長又は主務出先機関の長は、文庫又は書庫等で保存管理する簿冊について保存文書目録を整備しておかなければならない。

2　総務課長又は主務出先機関の長は、文庫、書庫等又は主務出先機関に閲覧場所を設け、総務課又は主務出先機関に保存文書閲覧簿(別記様式第12号)及び保存文書借覧簿(別記様式第13号)(以下「保存文書閲覧簿等」という。)を備えておかなければならない。

2　文庫等保存文書の利用は、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

2　前項に規定する廃棄は、総務課長(保存期間が1年の保存文書については、主務課長)又は主務出先機関の長が決定するものとする。この場合において、主務課・出先機関の長は、当該保存文書に係る保存文書目録に、廃棄に係る所要事項を記入して、保存管理場所(文庫、書庫等及び課・出先機関をいう。)別に区分の上、当該保存文書目録を総務課長に提出しなければならない。

3　前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、焼却、溶解、裁断等総務課長又は主務出先機関の長が適当と認める方法で廃棄するものとする。

4　廃棄する保存文書のうち、総務課長が歴史的資料価値を有するに至ると認めたものは、主務課長及び榛東村教育委員会又は群馬県立文書館長と協議の上、歴史資料として榛東村教育委員会又は群馬県立文書館に提供することができる。

2　主務課・出先機関の長は、前項の規定により保存文書の保存期間を延長しようとするときは、その延長の理由を示して総務課長に協議するものとする。この場合においては、延長しようとする期間を記入した保存文書目録を総務課長に提出するとともに、当該保存文書の表紙に、延長に係る所要事項を記載しておくものとする。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

この訓令は、平成14年11月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。