○榛東村文書管理規程

平成11年11月29日

訓令第14号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第7条―第11条)

第3章 文書の作成(第12条―第18条)

第4章 文書の回議、決裁及び供覧(第19条―第26条)

第5章 文書の施行及び登録(第27条―第31条)

第6章 文書の整理、保管及び保存(第32条―第43条)

第7章 文書の廃棄及び保存延長(第44条―第47条)

第8章 補則(第48条―第50条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の収受、処理、保存その他文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 本庁 榛東村行政組織規則(平成9年榛東村規則第1号)第5条に規定する本庁をいう。

(2) 出先機関 榛東村行政組織規則第6条に規定する出先機関をいう。

(3) 課室 榛東村課設置条例(昭和49年榛東村条例第15号)第1条に規定する課、榛東村行政組織規則第9条第1項に規定する会計課をいう。

(文書の管理原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、適切に管理し、事務が円滑かつ適正に行われるよう努めなければならない。

2 文書の保管、保存等の管理は、文書が住民の利用に供されるように、適切に行われなければならない。

(総務課長の職責)

第4条 総務課長は、本庁及び出先機関における文書事務を総括する。

2 総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、本庁及び出先機関の文書の取扱状況を随時調査し、必要に応じて課室及び出先機関(以下「課室・出先機関」という。)の長(以下「課室・出先機関の長」という。)に対し、指導を行うことができる。

3 総務課長は、必要に応じて文書主任及び文書事務担当者(第6条第1項に規定する文書主任及び文書事務担当者をいう。)並びに法規審査担当者(同条第2項に規定する法規審査担当者をいう。)に対し、研修を実施し、又は助言を行うものとする。

(課室・出先機関の長の職責)

第5条 課室・出先機関の長は、当該課室・出先機関における文書事務を総括する。

2 課室・出先機関の長は、常に当該課室・出先機関における文書の取扱状況を把握して、文書の進行管理に留意し、その所掌する事務が適切かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

(文書主任等)

第6条 課室・出先機関に文書主任及び文書事務担当者を置く。

2 課室に法規審査担当者を置く。

3 文書主任は、課長補佐の職(相当職を含む。以下同じ。)にある者を充てることとし、課長補佐を置かない課室・出先機関にあつては、当該課室・出先機関の長が所属職員のうちから指定する。

4 文書事務担当者及び法規審査担当者は、課室・出先機関の長(法規審査担当者にあつては、課室の長に限る。)が、所属職員のうちから指定する。

5 前2項の規定にかかわらず、課室・出先機関における所属定数の状況等により、所属職員のうちから文書主任、文書事務担当者又は法規審査担当者(この項において「文書主任等」という。)を指定することが困難な場合においては、当該課室・出先機関の長が、自ら文書主任等となることができる。

6 文書主任は、当該課室・出先機関における次の各号に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の処理の促進及び改善に関すること。

(3) 文書の登録、整理、保管保存及び廃棄に関すること。

(4) 文書ファイル基準表の作成に関すること。

(5) その他文書の取扱い(次項に規定する文書事務担当者の事務を除く。)に関すること。

7 文書事務担当者は、当該課室・出先機関における文書の収受、配布及び発送に関する事務を行うほか、文書主任の事務を補助するものとする。

8 法規審査担当者は、当該課室における第22条第1項各号に定める起案文書の審査を行うものとする。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(受領)

第7条 本庁に到着した文書は、総務課において受領するものとする。ただし、課室に直接到着した文書は、当該課室において受領するものとする。

2 出先機関に到着した文書は、当該出先機関において受領するものとする。

3 郵便料金の未納又は不足の文書は、総務課長又は出先機関の長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払つて受領することができる。

4 前各項(第1項ただし書を除く。)の規定により受領した文書のうち次に掲げるものについては、総務課又は出先機関において、特別扱い文書票(別記様式第1号)に所要事項を記入するものとする。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達及び配達記録とされた郵便物による文書

(2) 電報による文書

(配布)

第8条 総務課において受領した文書(親展文書を除く。)は、総務課が次の各号に掲げるところにより主務課室(当該文書に係る事務を所掌する課室をいう。以下同じ。)に配布するものとする。

(1) 封書は、開封しない。ただし、村及び村長等あての封書等開封しなければ主務課室が判明しないものは、この限りでない。

(2) 前号ただし書の規定により開封した場合において、文書に現金又は有価証券、債権証書その他の権利を証する証書が添えられているときは、特別扱い文書票を起票する。

(3) 前条第4項又は前号の規定により特別扱い文書票を起票した文書は、当該特別扱い文書票の所定欄に受領印を徴する。

2 総務課において受領した親展文書は、村長又は副村長あての親展文書を除き、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に掲げる課室に開封しないで配布するものとする。

(1) 会計管理者あてのもの 会計課

(2) その他のあて先のもの 当該名あて人の所属する課室

3 2以上の課室の所掌する事務に係る文書は、総務課長が必要に応じ主務課室の長と協議の上、そのいずれかに配布するものとする。

(収受)

第9条 第7条第1項ただし書若しくは第2項の規定により受領し、又は前条の規定により配布を受けた文書は、文書事務担当者が次の各号に掲げるところにより収受しなければならない。

(1) 文書(親展文書を除く。)の余白に文書収受印(別記様式第2号)を押印する。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状等は、文書収受印の押印を省略することができる。

(2) 照会等の文書で当該文書に基づいて通知、回答等を要するものその他文書主任が収受、処理経過等を記入する必要があると認めた文書は、文書件名票(別記様式第3号)に登記し、文書収受印の所定欄に登記番号を記入する。

(3) 親展文書は、封筒に文書収受印を押印する。

(返付)

第10条 課室において受領し、又は配布を受けた文書のうち、当該課室の所管に属さないものは、前条の規定にかかわらず、直ちに総務課に返付するものとする。

(担当係長等への配布及び事前閲覧)

第11条 第9条の規定により収受した文書は、文書主任が、本庁にあつては当該文書に係る事務を担当する係又は係の長に、出先機関にあつては主務者(当該文書に係る事務を担当する職員をいう。以下同じ。)に配布するものとする。ただし、親展文書は、名あて人に配布するものとする。

2 前項の規定により配布を受けた文書のうち、特に必要と認められる文書は、課室・出先機関の長又は文書主任の閲覧に供し、その取扱い、処理等について必要な指示を受けるものとする。

第3章 文書の作成

(文書決裁)

第12条 決裁権者の決裁(村長、村長の職務代理者、村長の権限の受任者又は専決権限を有する者が、村長の権限に属する事案について最終的に意思決定を行うことをいう。)は、起案文書(主務者が事務処理の案として作成する文書をいう。以下同じ。)によるものとする。

(起案)

第13条 起案は、回議用紙(別記様式第4号)を用いて行うものとする。

(書式)

第14条 文書の書式は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、縦書きとする。

(1) 法令の規定等により縦書きと定められているもの

(2) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞及び弔辞の類

(3) その他総務課長が縦書きを必要と認めたもの

(文書作成の原則)

第15条 文書は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ簡明な表現を用いて作成しなければならない。

(記号及び番号)

第16条 施行する文書には、次の各号に掲げるところにより村名、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令については、村名、文書記号(別表第1に掲げる課室・出先機関ごとの文書記号をいう。以下同じ。)及び次項に規定する例規番号を付すること。

(2) 指令については、村名、文書記号及び次項に規定する例規番号を付すること。

(3) その他通知、照会、回答等の文書(書式上文書記号を要しないものを除く。)については、文書記号を付し、第9条第2号の規定により登記して収受した文書に基づき施行する文書にあつては同項の規定による登記に係る登記番号を付すること。

2 条例、規則、告示、訓令については総務課が、指令については課室・出先機関が例規簿(別記様式第5号)を備えて、次の各号に掲げるところにより例規番号を定め、公布又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令の例規番号は、毎年1月1日に起こし、12月31日をもつて終わるものとする。

(2) 指令の例規番号は、毎年4月1日に起こし、翌年3月31日をもつて終わるものとする。

(施行者名等)

第17条 施行文案の施行者名は、当該文書の性質及び内容により、村長、副村長、会計管理者若しくは課室・出先機関の長の職名又は村若しくは課室・出先機関の名称を用いるものとする。

2 前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあつては、その氏名を併せて用いるものとする。

3 前2項の規定による施行者名のほか、施行文案には、受信者の便宜に資するため、必要に応じて課室・出先機関の名称及び電話番号等を記載するものとする。

(起案に関する参考資料)

第18条 起案に当たつては、処分案等本文、起案理由等を記載するほか、次の各号に掲げる事項又は参考資料を記載し、又は添付するものとする。

(1) 法令その他参考となる事項

(2) その他決裁等の判断に参考となる事項及び資料

第4章 文書の回議、決裁及び供覧

(回議及び合議)

第19条 起案文書は、主務課室・出先機関の職員の下位の職にある者から上位の職にある者に順次回議するものとする。

2 起案文書が他の課室・出先機関の事務に関係を有するときは、当該課室・出先機関に合議しなければならない。ただし、他の課室・出先機関と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。

3 合議の順序は、次の各号に掲げるところによるものとする。

(1) 他の課室・出先機関の事務に関係のある起案文書は、当該起案文書に係る事務の専決権者(副村長専決のものにあつては、当該起案文書に係る事務を所掌する課室・出先機関の長)の回議を経てから合議すること。

(2) 合議に関する課室の順序は、榛東村行政組織規則第7条及び第9条に掲げるところによるものとし、出先機関の順序は、別表第1に掲げるところによるものとする。

(重要な起案文書等の取扱い)

第20条 重要で即決を要する起案文書又は特別な理由がある起案文書は、主務課室・出先機関の長又は主務者等が自ら携帯して、その要旨を説明し、回議又は合議をするものとする。

2 前項の起案文書には、その上部に「重要即決」又は「特別理由」と表示した票をはり、これに主務課室・出先機関の長が認印を押さなければならない。ただし、主務課室・出先機関の長が自ら携帯する場合は、この限りでない。

3 秘密を要する起案文書は、封筒に入れて、主務課室・出先機関の長又は主務者等が自ら携帯して、回議又は合議をするものとする。

(文書主任の文書審査)

第21条 起案文書は、文書主任の審査を受けるものとする。

2 文書主任は、前項に規定する審査に当たつては、第12条から第18条までの規定に適合するよう、起案文書の修正又は主務者に対する必要な指示をすることができる。

(法規審査)

第22条 次の各号に掲げる起案文書は、別に定める法規審査を受けなければならない。

(1) 条例及び規則に係るもの

(2) 規程形式の告示及び訓令に係るもの

(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの

(4) 行政事件訴訟、民事訴訟、不服申立て等に係るもので重要なもの

2 前項に規定する法規審査は、主務課室・出先機関の長に回議した後、総務課に合議して受けるものとする。

3 前項の場合において、他の課室・出先機関に合議を要する起案文書にあつては、当該他の課室・出先機関に合議した後に受けなければならない。

(回議及び合議の方法)

第23条 起案文書の回議又は合議を受けた職員は、当該起案文書の所定欄に認印を押印するものとする。

2 起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押印し、又はサインするものとする。

3 起案文書の合議を受けた課室・出先機関の長は、当該起案文書に異議を認めたときは、当該起案文書に係る事務を所掌する課室・出先機関の長等と協議を要するものとする。この場合において、当該起案文書にその旨を表示し、意見を付するものとする。

4 主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があつたとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となつたときは、回議又は合議をした部局又は課室・出先機関に対して、その旨を通知し、又は再度回議若しくは合議をしなければならない。

(決裁年月日)

第24条 回議又は合議を経た決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)は、主務課室・出先機関の文書主任が決裁日を当該決裁文書の所定欄に記入するものとする。この場合において、決裁責任者の決裁後合議を必要とするものにあつては、当該合議終了の年月日を決裁日とする。

(緊急の措置)

第25条 主務者は、特に緊急を要し、即決しなければならない事務で、第19条から前条までの規定による手続(以下「正規の手続」という。)を採るいとまのないときは、主務課室・出先機関の長の指揮を受けて当該事務の処理について臨時の措置を採ることができる。この場合においては、当該事務の処理後直ちに正規の手続を採らなければならない。

(供覧)

第26条 第11条の規定により配布を受けた文書又は主務者が起案以外に事務に関して作成した文書で、当該文書に係る事務に関係のある者の閲覧に供すること(以下「供覧」という。)によつて完結するものは、供覧用紙(別記様式第6号)により供覧するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、起案による処理を必要とする文書にあつても、当該起案に着手する前に、あらかじめ関係者に供覧用紙により供覧をすることができる。

第5章 文書の施行及び登録

(浄書)

第27条 決裁文書に係る浄書は、主務課室・出先機関が行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長が特に必要があると認めた決裁文書の浄書は、総務課において行うことができる。

(文書日付)

第28条 決裁文書に基づいて施行する文書(以下「施行文書」という。)の日付は、発送その他の送付行為を行う年月日を用いるものとする。

(文書件名票への登記)

第29条 第9条第2号の規定により登記して収受した文書に基づく施行文書は、当該収受した文書に係る文書件名票に登記しなければならない。

2 前項に規定する施行文書以外の施行文書で文書主任が施行、処理経過等を記入する必要があると認めるものは、文書件名票に登記しなければならない。

(公印の押印)

第30条 施行文書は、榛東村公印に関する規程(昭和51年榛東村規程第2号)に規定するところにより公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 課室・出先機関相互間で発する施行文書

(2) その他課室・出先機関の長が施行文書の性質、内容等により公印の押印を要しないと認めたもの

(発送)

第31条 施行文書の発送は、郵送、ファクシミリ、電子メール又は使送により行うものとする。ただし、第48条に規定する文書発送箱が設置してある行政機関等に発送することによつてあて先人に到達する施行文書は、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要する施行文書を除き、封筒に入れないで、又は包装しないで総務課に依頼するものとする。

2 主務者は、施行文書を発送したときは、当該決裁文書の所定欄に発送の年月日を記入しなければならない。

3 ファクシミリ又は電子メールによる発送は、あて先人からの求めがあつた場合又は緊急性を有する場合等主務課室・出先機関の長がその必要を認めた場合に限り行うことができるものとする。

4 使送による発送は、主務課室・出先機関の職員又は施行文書をあて先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。

第6章 文書の整理、保管及び保存

(整理等の基準)

第32条 課室・出先機関の長は、文書を適正に整理し、保管し、及び保存するために、総務課長が別に定めるところにより、文書ファイル基準表(別記様式第7号)を作成しなければならない。

2 文書ファイル基準表は、毎会計年度当初に作成し、総務課長に提出しなければならない。

3 課室・出先機関の長は、文書が文書ファイル基準表のとおり適正に管理されているかを常に把握しておかなければならない。

(整理)

第33条 文書は、未完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えないものをいう。以下同じ。)及び完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えたものをいう。以下同じ。)に区分し、整理するものとする。

2 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに区分し、整理するものとする。

(編冊等)

第34条 未完結文書は、主務者ごとにホルダー(総務課長が定める文書収納ファイルをいう。以下同じ。)に収納しなければならない。

2 完結文書は、次の各号に掲げるところにより編冊しなければならない。

(1) 編冊は、会計年度又は暦年ごとに、文書ファイル基準表に定めるファイル基準に基づいて行うこと。

(2) 前号の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるとき等2以上の会計年度又は歴年にわたつて編冊する必要のあるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたつて編冊することができる。この場合において、簿冊の帰属する会計年度又は暦年は、当該簿冊中に編冊する完結文書のうち、最も新しいものの属する会計年度又は暦年とする。

(3) 前2号の場合において、完結文書が帰属する会計年度又は暦年は、当該完結文書の完結年月日によること。ただし、完結年月日が4月1日から5月31日までの間における前会計年度の出納経理に係る完結文書にあつては、前会計年度に帰属する。

(4) 簿冊は、A4判で厚さ10センチメートルを限度とし、背表紙及び表紙(別記様式第8号)に所要事項を表示する。この場合において、完結文書の一部又は全部の大きさがA4判を超えるものでこれにより難いときは、当該文書に合わせた大きさに編冊し、見出票(別記様式第9号)を付する。

(5) 簿冊には文書件名目次(別記様式第10号)を付し、完結文書の件名を表示する。ただし、第37条第2項の規定により定める保存期間が5年以下の完結文書については、これを省略することができる。

(6) 完結文書の様式、態様等により前2号の規定により編冊することが適当でないものにあつては、主務課室・出先機関の長は、当該完結文書に適する編冊方法につき案を示して総務課長に協議すること。

3 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年の完結文書は、編冊しないでファイル基準表ごとに定めるホルダーに収納することができる。

(保管及び保存)

第35条 前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊で、現会計年度及び前会計年度又は現年及び前年に帰属するもの並びに同条第1項又は第3項の規定によりホルダーに収納した未完結文書又は完結文書は、主務課室・出先機関において、ロッカー等に収納し、又は配架することにより保管し、又は保存するものとする。

2 前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊は、前項の規定により主務課室・出先機関において保管し、又は保存するものを除き、本庁にあつては総務課所管の文書庫(以下「文庫」という。)において、出先機関にあつては主務出先機関の長が指定する書庫等所定の場所(以下「書庫等」という。)において保存するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、主務課室・出先機関において常時使用する必要のある簿冊は、主務課室・出先機関において引き続き保存することができる。この場合において、主務課室・出先機関の長は、総務課長と協議するものとする。

(保存文書目録)

第36条 主務課室・出先機関の長は、第34条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊のうち、会計年度を基準に編冊したものにあつては前会計年度以前の会計年度に属するものについて、暦年ごとに編冊したものにあつては前年以前の暦年に属するものについて、保存文書目録(別記様式第11号)を毎会計年度作成し、整備しておかなければならない。

2 前項の規定により作成し、整備した保存文書目録は、毎会計年度総務課長に提出しなければならない。

(保存期間)

第37条 完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

2 前項に規定する保存期間は、主務課室・出先機関の長が、別表第2に掲げる基準により文書ファイル基準表のファイル基準ごとに定めるものとする。

(保存期間の起算方法)

第38条 完結文書の保存期間は、第34条第2項の規定により編冊したものにあつては当該簿冊の帰属する会計年度又は暦年の、同条第3項の規定によりホルダーに収納したものにあつては当該完結文書の帰属する会計年度、暦年の翌会計年度又は翌年の6月1日から起算する。

(引継ぎ)

第39条 文庫における完結文書の保存は、総務課長が主務課室の長から簿冊の引継ぎを受けて行うものとする。

2 前項に規定する引継ぎは、主務課室の長が保存文書目録に引継ぎに関する所定の事項を記入し、当該保存文書目録を簿冊に添えて、総務課長に引き渡すことにより行うものとする。この場合において、総務課長は、引継ぎを受ける簿冊の編冊状況、保存文書目録、数等について審査し、かつ、確認するものとする。

(移替え)

第40条 第35条第2項に規定する書庫等における完結文書の保存は、主務出先機関の長が、保存文書目録に書庫等への移替えに関する所定の事項を記入して、簿冊を書庫等に移し替えることにより行うものとする。

(文庫及び書庫等における保存管理)

第41条 総務課長は、第39条第2項の規定により引継ぎを受けた簿冊を、文庫内で保存期間別、課室別及び年度別に配架して保存管理するものとする。

2 主務出先機関の長は、前条の規定により書庫等に移し替えた簿冊を、書庫等内で前項の規定に準じて保存管理するものとする。

3 総務課長又は主務出先機関の長は、文庫又は書庫等で保存管理する簿冊について保存文書目録を整備しておかなければならない。

(文庫等保存文書の利用)

第42条 文庫又は書庫等で保存する完結文書(以下「文庫等保存文書」という。)は、閲覧等の利用をすることができる。

2 総務課長又は主務出先機関の長は、文庫、書庫等又は主務出先機関に閲覧場所を設け、総務課又は主務出先機関に保存文書閲覧簿(別記様式第12号)及び保存文書借覧簿(別記様式第13号)(以下「保存文書閲覧簿等」という。)を備えておかなければならない。

(職員の利用)

第43条 文庫等保存文書を閲覧しようとする職員は、保存文書閲覧簿等に必要事項を記入しなければならない。この場合において、総務課長又は主務出先機関の長は、当該利用が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。

2 文庫等保存文書の利用は、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

(1) 簿冊単位で行うこと。

(2) 文庫等保存文書は、簿冊から抜き取り、取り替え、又は訂正してはならないこと。

(3) 閲覧は、所定の場所で行うこと。

(4) 借覧した文庫等保存文書は、課室・出先機関外に持ち出し、又は転貸してはならないこと。ただし、総務課長又は主務出先機関の長の承認を受けた場合は、この限りでない。

(5) 借覧の期間は、1週間以内とすること。ただし、総務課長又は主務出先機関の長が借覧期間の延長を承認した場合は、この限りでない。

第7章 文書の廃棄及び保存延長

(廃棄)

第44条 保存文書で保存期間が満了したものは、廃棄するものとする。

2 前項に規定する廃棄は、総務課長(保存期間が1年の保存文書については、主務課室の長)又は主務出先機関の長が決定するものとする。この場合において、主務課室・出先機関の長は、当該保存文書に係る保存文書目録に、廃棄に係る所要事項を記入して、保存管理場所(文庫、書庫等及び課室・出先機関をいう。)別に区分の上、当該保存文書目録を総務課長に提出しなければならない。

3 前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、焼却、溶解、裁断等総務課長又は主務出先機関の長が適当と認める方法で廃棄するものとする。

4 廃棄する保存文書のうち、総務課長が歴史的資料価値を有するに至ると認めたものは、主務課室の長及び榛東村教育委員会又は群馬県立文書館長と協議の上、歴史資料として榛東村教育委員会又は群馬県立文書館に提供することができる。

第45条 削除

(保存期間の延長)

第46条 主務課室・出先機関の長は、第44条の規定にかかわらず、保存期間が満了した保存文書で引き続いて保存の必要があるものについて、保存期間を1年を単位として必要と認める期間延長するものとする。

2 主務課室・出先機関の長は、前項の規定により保存文書の保存期間を延長しようとするときは、その延長の理由を示して総務課長に協議するものとする。この場合においては、延長しようとする期間を記入した保存文書目録を総務課長に提出するとともに、当該保存文書の表紙に、延長に係る所要事項を記載しておくものとする。

(開示請求等に係る文書の取扱い)

第47条 主務課室・出先機関の長は、次に掲げる保存文書については、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間を超える必要と認める期間保存期間を延長するものとする。

(1) 係属中の審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(2) 係属中の訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(4) 榛東村行政機関の保有する個人情報の保護に関する条例(平成13年榛東村条例第12号。以下この号において「条例」という。)第13条第1項の規定による開示請求があつたもの、条例第14条各号の規定による訂正、削除及び中止の請求があつたもの並びに条例第14条の2の規定による利用停止の請求があつたもの 条例第16条第1項の決定の日の翌日から起算して1年間

第8章 補則

(文書発送箱)

第48条 本庁において、出先機関、群馬県等あての施行文書の整理及び発送を効率的かつ経済的に行うため、総務課に文書発送箱を設けるものとする。

(文書の取扱いの特例)

第49条 主務課室・出先機関の長は、文書の取扱いに関し、この訓令の定めるところにより難いときは、総務課長の承認を受けて、別に定めることができる。

(委任)

第50条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成13年訓令甲第6号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成13年訓令甲第14号)

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令甲第5号)

この訓令は、平成14年11月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令甲第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令甲第13号)

この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。

附 則(平成28年訓令甲第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第16条第1項関係)

文書記号

1 本庁

課名

文書記号

総務課

企画財政課

税務課

住民生活課

健康保険課

産業振興課

建設課

上下水道課

会計課

2 出先機関

所管課名

出先機関名

文書記号

住民生活課

隣保館

隣館

児童館

児館

別表第2(第37条第2項関係)

保存期間判定基準

1 永年保存文書

(1) 村政功労者表彰に関する文書

(2) 褒章及び位階勲等に関する文書

(3) 村議会議案(承認、認定、報告等を含む。)に関する文書

(4) 議決議案送付書

(5) 村長、副村長及び会計管理者の事務引継書

(6) 文書の保管、保存及び廃棄に関する文書

(7) 法令、条例、規則、告示、訓令その他の例規類の制定及び改廃並びに解釈運用に関する文書

(8) 訴訟及び行政不服審査に関する文書

(9) 法令等に基づく統計書

(10) 行政事務の業務実績に関する文書

(11) 届、勧告、建議、諮問、答申等に関する文書で重要なもの

(12) 法律関係が10年を超える許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書

(13) 村の名称及び区域に関する文書

(14) 村行政の総合的な計画に関する文書

(15) 村行政の沿革に関する文書

(16) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書(総務課所管のものに限る。)

(17) 行政委員会等の委員の任免に関する文書

(18) 職員服務及び福利厚生に関する文書(総務課所管のものに限る。)

(19) 歳入歳出予算及び決算に関する文書(企画財政課及び会計課所管のものに限る。)

(20) 村債及び村債償還に関する文書

(21) 恒久的施設の設計に関する文書

(22) 村有財産の取得、処分等に関する文書

(23) 恩給、年金、諸手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する文書

(24) 村有の建物、土地の原図

(25) 前各号に掲げるもののほか、永年保存する必要があると認められる文書

2 10年保存文書

(1) 職員表彰に関する文書

(2) 所属単位の事業表彰に関する文書

(3) 法律関係が5年を超える許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書

(4) 恒久的施設の工事経過に関する文書

(5) 村有財産の管理及び財産の借受けに関する文書

(6) 届、勧告、建議、諮問、答申等に関する文書

(7) 前各号に掲げるもののほか、10年保存する必要があると認められる文書

3 5年保存文書

(1) 諸会議に関する文書

(2) 課長の事務引継書

(3) 行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書

(4) 文書ファイル基準表に関する文書

(5) 法律関係が3年を超える許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書

(6) 非常勤職員(行政委員会等の委員を除く。)及び臨時職員の雇用に関する文書

(7) 職員の給与、諸手当等に関する文書(総務課所管のものを除く。)

(8) 歳入歳出予算及び決算に関する文書(企画財政課及び会計課所管のものを除く。)

(9) 出納証拠書類

(10) 前各号に掲げるもののほか、5年保存する必要があると認められる文書

4 3年保存文書

(1) 法律関係が3年以下の許可、認可、登録、証明、認定等に関する文書

(2) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書(総務課所管のものを除く。)

(3) 職員の服務及び履歴に関する文書(総務課所管のものを除く。)

(4) 職員の研修に関する文書(総務課所管のものを除く。)

(5) 請願及び陳情に関する文書

(6) 課員の事務引継書

(7) 文書の収発記録に関する文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、3年保存する必要があると認められる文書

5 1年保存文書

(1) 軽易な照会、回答、通知等の文書

(2) 前号に掲げるもののほか、1年保存する必要があると認められる文書

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榛東村文書管理規程

平成11年11月29日 訓令第14号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
例規集/第3類 行政一般/第2章
沿革情報
平成11年11月29日 訓令第14号
平成13年3月30日 訓令甲第6号
平成13年9月28日 訓令甲第14号
平成14年11月1日 訓令甲第5号
平成19年3月29日 訓令甲第10号
平成21年3月31日 訓令甲第5号
平成27年12月25日 訓令甲第13号
平成28年3月25日 訓令甲第5号